Neues Nachweisgesetz ab 01.08.2022 – Was Arbeitgeber jetzt beachten müssen

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21. Juli 2022

Neues Nachweisgesetz ab 01.08.2022 – Was Arbeitgeber jetzt beachten müssen

In Umsetzung einer neuen EU-Richtlinie gelten ab dem 01.08.2022 neue Anforderungen für den Nachweis der wesentlichen Arbeitsvertragsbedingungen. Neben neuen und teilweise problematischen nachzuweisenden Vertragsbedingungen sind Verstöße nunmehr auch mit einem Bußgeld sanktioniert. Wer seinem Arbeitnehmer die wesentlichen Vertragsbedingungen nicht, nicht richtig, nicht vollständig oder nicht rechtzeitig schriftlich nachweist, dem droht für jeden Einzelfall eine Geldbuße von bis zu 2.000,00 €.

Was haben Arbeitgeber nun also zu beachten?

„Nachweisen“ bedeutet einseitig schriftlich niederlegen; das kann der Arbeitgeber also ohne Mitwirkung des Arbeitnehmers jederzeit alleine umsetzen, nachholen und korrigieren. Das Nachweisgesetz ist nicht neu, aber es wird nunmehr aus Sicht des Arbeitgebers verschärft. Bereits bislang in Schriftform dem Arbeitnehmer nachzuweisen waren die folgenden wesentlichen Vertragsbedingungen, sofern sie nicht bereits (wie zumeist) in einem schriftlichen Arbeitsvertrag enthalten waren:

  • Name und Anschrift der Vertragsparteien
  • Beginn des Arbeitsverhältnisses
  • Vorhersehbare Dauer bei Befristung
  • Arbeitsort oder Hinweis auf verschiedene Arbeitsorte
  • Charakterisierung/Beschreibung der Tätigkeit
  • Höhe des Arbeitsentgeltes und dessen Fälligkeit
  • Arbeitszeit
  • Dauer des Erholungsurlaubs
  • Kündigungsfristen
  • geltende Kollektivvereinbarungen

Ab dem 01.08.2022 hinzu kommt der erforderliche schriftliche Nachweis folgender wesentlicher Vertragsbedingungen, die nicht alle typischerweise bereits Inhalt eines schriftlichen Arbeitsvertrages sind:

  • Dauer der Probezeit
  • Bei Abrufarbeit: Mindeststunden, Zeitrahmen, Ankündigungsfrist
  • Zusammensetzung, Höhe, Fälligkeit und Art der Auszahlung von Entgelt inkl. Überstundenvergütung, Zuschläge, Zulagen, Prämien, Sonderzahlungen usw.
  • Ruhepausen und Ruhezeiten sowie bei Schichtarbeit das Schichtsystem, der Schichtrhythmus und die Voraussetzungen für Schichtänderungen
  • sofern vereinbart, Möglichkeit der Anordnung von Überstunden und deren Voraussetzungen
  • bei Kündigung einzuhaltendes Verfahren, mindestens Schriftformerfordernis sowie die Frist zur Erhebung einer Kündigungsschutzklage

Diese neuen nachzuweisenden wesentlichen Vertragsbedingungen werfen Fragen in der Ausgestaltung und Ausführlichkeit des Nachweises auf, beispielsweise betreffend das bei einer Kündigung einzuhaltende Verfahren, Formen und Fristen. Da es sich hier um Angaben handelt, die nicht typischerweise Bestandteil eines schriftlichen Arbeitsvertrages sind oder werden sollen, empfiehlt sich die Erteilung eines gesonderten Nachweises.

Diesen gesonderten Nachweis muss der Arbeitgeber in Schriftform ab dem 01.08.2022 neu eingestellten Beschäftigten aushändigen. Hierbei gilt eine zeitliche Staffelung nach dem Inhalt der einzelnen Bedingungen wie folgt:

  • spätestens am ersten Tag der Arbeitsleistung: Vertragsparteien, Entgelt, Arbeitszeit
  • spätestens am siebten Tag des Arbeitsverhältnisses: Vertragsbeginn, Befristung, Arbeitsort, Tätigkeit, Probezeit, Abrufarbeit, Überstunden
  • spätestens binnen eines Monats: restliche Bedingungen

Es empfiehlt sich jedoch, neu eingestellten Beschäftigten bereits am ersten Tag der Beschäftigungsaufnahme den Nachweis für alle wesentlichen Vertragsbedingungen zu erteilen.

Bereits vor dem 01.08.2022 beschäftigte Arbeitnehmer haben einen Anspruch auf den schriftlichen Nachweis der wesentlichen Vertragsbedingungen, wenn sie diesen vom Arbeitgeber verlangen. Auf Verlangen ist der Nachweis zu erteilen binnen analog der vorstehenden Unterteilung binnen sieben Tagen bzw. binnen eines Monats nach dem Verlangen.

Gern stehen wir Ihnen bei Rückfragen zu diesem Thema sowie bei der Erstellung oder Prüfung von Nachweisen an die Beschäftigten zur Verfügung.

20220721 Niederschrift nach dem Nachweisgesetz